ISTITUTO
NAZIONALE DI ASTROFISICA
OSSERVATORIO
ASTRONOMICO DI TORINO
Nota di servizio n. 6/2003 del 23 luglio 2003
Oggetto: Regolamento per l’uso dei telefoni.
Si
porta a conoscenza del Personale che è stato installato un nuovo sistema di
documentazione degli addebiti che permetterà l’utilizzo del telefono anche per
l’effettuazione di telefonate private e la conseguente rendicontazione.
Considerato
che il più vicino telefono pubblico risulta installato a circa Km 1,5 dalla
sede dell’Osservatorio, si è ritenuto opportuno fornire questo servizio tenuto
conto che, per le eventuali telefonate private, non è più disponibile da tempo
presso l’OATo un telefono pubblico, disinstallato dalla stessa Telecom
nonostante le nostre richieste. Inoltre, anche il servizio di telefonia mobile,
in questo comprensorio presenta notevoli problemi sia nella ricezione che nella
chiamata.
Il
sistema di documentazione addebiti attivato
permetterà, tramite l’utilizzo di codici d’ufficio e codici personali,
la contabilizzazione separata delle chiamate di servizio e di quelle private.
L’addebito
delle telefonate private sarà comunicato periodicamente ai singoli utenti che
provvederanno al rimborso, presso l’Amministrazione, in contanti entro 15
giorni dal ricevimento della documentazione relativa.
Qui
di seguito si riportano le norme generali per l’utilizzo del servizio telefonico
dell’OATo.
Telefonate di servizio
Per
effettuare le telefonate di servizio si procederà come nel passato: i
responsabili dei gruppi di ricerca e dei servizi riceveranno un codice di
accesso alla linea esterna di 7 cifre, da utilizzarsi come già avviene (81 +
codice gruppo di 7 cifre + 0 + numero da chiamare), che comunicheranno ai
colleghi del proprio gruppo o servizio.
Ogni
responsabile di un gruppo di ricerca o di un servizio, sarà responsabile
dell’utilizzo del codice di servizio, che gli sarà consegnato a seguito della
dichiarazione riportata nell’allegato 1. Periodicamente, ai responsabili
saranno forniti i tabulati relativi al proprio codice di servizio, che
riporteranno, per ogni singola chiamata,
data, ora, durata, numero del telefono interno chiamante, numero
chiamato con (cifre in chiaro) e costo.
Il
responsabile del servizio, eseguite le opportune verifiche, in caso di non
riconoscimento delle telefonate elencate o di fondato sospetto di utilizzo
anomalo del proprio codice di servizio, è tenuto a segnalarlo per iscritto
tempestivamente al Direttore.
Fax di servizio
Per
l’utilizzo del FAX ci sarà un solo codice, affidato unicamente al personale
addetto all’invio; nel caso in cui un dipendente invii autonomamente un fax,
dopo averlo regolarmente protocollato e segnato sull’apposito registro presso
il centralino, dovrà utilizzare il codice di servizio del proprio gruppo.
Telefonate private
A
tutti i dipendenti dell’OATo verrà fornito un codice per effettuare telefonate
private.
Come
per quelle di servizio, periodicamente sarà fornita al titolare del codice la
lista completa delle chiamate che riporterà, per ogni singola chiamata, data,
ora, durata, numero del telefono interno chiamante, numero chiamato (con cifre
in chiaro) e costo; riporterà inoltre la spesa totale, che l’interessato dovrà
rimborsare all’OATo.
Per
ragioni tecniche non è possibile oscurare i
numeri di queste chiamate: pertanto ai sensi della legge 675/96 la lista
sarà stampata dagli addetti della ditta che gestisce il servizio di
documentazione addebiti, e consegnata ai singoli utenti in busta chiusa.
Dietro
richiesta, la Direzione potrà essere informata solo sulla durata totale delle
chiamate private di ogni singola persona al fine di evitare eventuali abusi e
conseguenze nello svolgimento dei propri doveri di ufficio. Sempre a tutela
della privacy questa Amministrazione garantisce che il trattamento dei dati
relativi alle chiamate telefoniche private sarà effettuato con la massima
riservatezza e che i dati non saranno comunicati o diffusi a terzi.
Come
per le telefonate di servizio, si ribadisce che eventuali irregolarità od uso
improprio della propria linea telefonica dovranno essere immediatamente
comunicate per iscritto alla Direzione.
Per
informazioni circa la tariffazione applicata alle telefonate private, (uguale a
quella di servizio), si può consultare il sito internet della Consip,
all’indirizzo www.acquistinretepa.it;
la tariffazione sarà comprensiva di IVA.
Per
il personale che opera a tempo determinato presso l’OATo, per i visitatori e
collaboratori occasionali la Direzione valuterà caso per caso.
Il
codice privato verrà consegnato in busta chiusa alle singole persone unitamente
ad una dichiarazione (All. 2), da sottoscrivere, di accettazione delle suddette
condizioni di utilizzo del servizio telefonico e di consenso nel trattamento
dei dati per la stampa dei tabulati riguardanti le proprie telefonate d’ufficio
e personali, anche per il tramite dell’azienda che gestirà il servizio di
stampa e di addebito. La mancata sottoscrizione della dichiarazione implica
l’impossibilità di effettuare telefonate private.
Il
servizio in oggetto entrerà in vigore il 1/8/2003, e gli elenchi delle chiamate
private e di servizio saranno disponibili ogni 6 mesi.
La
validità di questo regolamento è subordinato a diverse disposizioni che
potranno essere emanate dall’INAF. Inoltre la Direzione si riserva di
apportare, previo preavviso, modifiche, restrizioni, ecc. nel caso sorgessero
problemi di qualunque natura. Al tal proposito, onde ridurre al minimo
possibili abusi e utilizzi impropri si invitano tutti gli utenti a non
comunicare ad altri il proprio codice personale e a bloccare la propria linea
in caso di assenza.
Si
ricorda infine che in ogni caso dal posto di lavoro l’uso del telefono per
chiamate private deve essere ridotto e contenuto.
Il Direttore
Dott. E. Trussoni
Pino
Torinese, 23 luglio 2003.
All. 1:
ISTITUTO
NAZIONALE DI ASTROFISICA
OSSERVATORIO
ASTRONOMICO DI TORINO
Al
Direttore
dell’Osservatorio
Astronomico di Torino
SEDE
Dichiarazione
Il/La
sottoscritto/a ………………………………………………………………………………………...
in
qualità di Responsabile del gruppo di ricerca/Responsabile del servizio
……………………………...
presso
l’Osservatorio Astronomico di Torino dichiara di ricevere il codice di servizio
relativo al proprio gruppo o servizio per effettuare le telefonate inerenti la
propria attività.
Inoltre,
il/la sottoscritto/a dichiara di accettare le condizioni riportate nella nota
di servizio n. 6/2003 del 23 luglio 2003 riguardante il Regolamento per l’uso
dei telefoni e rilascia, ai sensi dell’art. 11 della Legge 675/1996, il proprio
consenso per il trattamento dei dati relativi alla stampa dei tabulati riguardanti
le telefonate del proprio servizio.
Firma
……………………………………….
Pino
Torinese, …………………………….
All.
Busta chiusa con il codice di servizio.
All. 2:
ISTITUTO
NAZIONALE DI ASTROFISICA
OSSERVATORIO
ASTRONOMICO DI TORINO
Al Direttore
dell’Osservatorio
Astronomico di Torino
SEDE
Dichiarazione
Il/La
sottoscritto/a ………………………………………………………………………………………...
in
servizio presso l’Osservatorio Astronomico di Torino dichiara di ricevere il
proprio codice personale per effettuare telefonate private.
Inoltre,
il/la sottoscritto/a dichiara di accettare le condizioni riportate nella nota
di servizio n. 6/2003 del 23 luglio 2003 riguardante il Regolamento per l’uso
dei telefoni e rilascia, ai sensi dell’art. 11 della Legge 675/1996, il proprio
consenso per il trattamento dei dati relativi alla stampa dei tabulati
riguardanti le proprie telefonate d’ufficio e personali, anche per il tramite
dell’azienda che gestirà il servizio di stampa e di addebito del costo delle
telefonate private, riservandosi di modificare in qualsiasi momento il proprio
consenso.
Firma
……………………………………….
Pino
Torinese, …………………………….
All. Busta chiusa con il codice personale.