ISTITUTO
NAZIONALE DI ASTROFISICA
OSSERVATORIO
ASTRONOMICO DI TORINO
Nota di servizio n. 4/2003 del 22 maggio 2003.
Oggetto: Nuove disposizioni in materia
di acquisto di beni e fornitura di servizi in attuazione delle
norme previste dagli art. 24 e seguenti della L.
27.12.2002 n. 289 (Legge finanziaria 2003).
Come
già illustrato nella recente riunione con i Responsabili dei Gruppi di ricerca
e dei servizi, si comunica che la nota di servizio n. 3/2003 del 10.4.2003
relativa all’oggetto è sostituita dalla presente per dare attuazione alle
disposizioni emanate dall’Amministrazione centrale con lettera del 24.4.2003
prot.n. 6529/DA/03.
1. Obbligatorietà
dell’acquisto di beni e della fornitura di servizi offerti dalla CONSIP SpA.
E’
obbligatorio utilizzare le convenzioni quadro della CONSIP SpA (Concessionaria
del Ministero dell’Economia e delle Finanze) per effettuare gli acquisti di
beni e la fornitura servizi.
Occorre
pertanto che il proponente dell’acquisto accerti in via preventiva – in
collaborazione con l’Ufficio acquisti e contratti (Dott. L. Genesi) e con la
Sig.ra A.M. Bordignon per le piccole spese/fondo economale - se il bene da
acquistare o la fornitura del servizio richiesto rientri tra i beni e servizi
offerti dalla CONSIP SpA, consultando il sito Internet www.acquistinretepa.it. E’
altresì disponibile un numero verde del Call Center 800-906227, dedicato al
sistema degli acquisti nella Pubblica Amministrazione.
L’obbligo
di aderire alle convenzioni CONSIP, in assenza di distinzioni normative,
sussiste anche per i beni e i servizi acquisibili mediante spese in economia.
Come
precisato nella predetta nota dell’Amministrazione centrale, eventuali
acquisti in deroga a tale obbligo sono possibili solo nei seguenti casi:
a)
qualora i
beni o i servizi da acquisire non siano oggetto di una convenzione attiva;
b)
qualora a
causa di un evento imprevisto si renda necessario acquisire con
urgenza beni o servizi;
c)
qualora il
quantitativo minimo di ordinativo fissato in convenzione sia di gran lunga
superiore rispetto ai fabbisogni, nonostante si sia proceduto a programmare gli
acquisti;
d)
qualora i
beni e servizi da acquisire rientranti nell’ambito delle tipologie previste dal
regolamento delle spese in economia siano di importo esiguo; a tal proposito si
ritiene di poter considerare esigua la spesa solo se di importo inferiore a €
5.000,00 – IVA esclusa.
L’Amministrazione
centrale ha altresì precisato che dell’impossibilità di aderire alle
convenzioni CONSIP per i motivi sopra elencati deve essere data in ogni caso
espressa motivazione nell’atto col
quale si stabilisce di procedere all’acquisto in maniera autonoma, richiamando
l’attenzione sulle sanzioni collegate all’inosservanza degli obblighi in
materia (nullità dei contratti stipulati; responsabilità personale e
patrimoniale del dipendente che ha sottoscritto il contratto).
Alla
presente nota di servizio è accluso (Allegato 1) un modello di dichiarazione da
redigere a cura del Responsabile dei fondi o del Responsabile del gruppo di
ricerca o dei servizi o del proponente dell’acquisto o del Responsabile
dell’Ufficio acquisti con il quale si attestano le motivazioni per procedere
all’acquisto di beni e servizi in deroga all’obbligo di aderire alle
convenzioni CONSIP.
Il Responsabile dell’Ufficio acquisti e
contratti provvederà ad acquisire agli atti la predetta dichiarazione e la
sottoporrà alla firma del Direttore.
Come
precisato dal Direttore del Dipartimento degli Osservatori Astronomici e
Astrofisici con la Circolare n. 17 del 8.5.2003, l’eventuale economicità della
spesa, quale motivo di mancato ricorso alle convenzioni CONSIP, non trova
purtroppo riscontro nella normativa vigente. Sussistendo, tuttavia, fondate
perplessità sulla potenziale antieconomicità, che potrebbe derivare
dall’obbligo normativo di aderire alla CONSIP in presenza di offerte
concorrenziali più favorevoli, e alla luce delle interpretazioni incerte e
differenziate di altri Enti pubblici, l’Amministrazione centrale dell’INAF
avanzerà un quesito specifico ai Ministeri competenti.
Pertanto,
in attesa di ulteriori istruzioni da parte dell’Amministrazione centrale,
qualora il prezzo indicato nelle Convenzioni CONSIP SpA per l’acquisto di un
bene o servizio risulti maggiore di quello offerto da altri fornitori a seguito
di una documentata indagine di mercato per il bene o servizio con le analoghe
caratteristiche tecniche e delle condizioni della fornitura, questa Direzione
si riserva di valutare per ogni caso particolare la procedura da seguire al
fine di conseguire il miglior risultato per l’Ente ed un più efficiente
utilizzo delle risorse assegnate all’Osservatorio.
2. Acquisto di beni e
fornitura di servizi di importo superiore a Euro 50.000, esclusa IVA.
In
caso si renda necessario procedere all’acquisto di beni o richiedere la
fornitura di un servizio di importo superiore a Euro 50.000, esclusa IVA,
occorre applicare la disciplina nazionale che ha recepito la normativa
comunitaria, espletando le cosiddette procedure di gara europea, in attuazione
delle disposizioni previste dal D.Lgs. 24 luglio 1992 n. 358 (come modificato
dal D.Lgs. 20.10.1998 n. 402) per l’acquisto di beni e dal D.Lgs. 17 marzo 1995
n. 157 (modificato da ultimo con D.Lgs. 25.2.2000 n. 65) per la fornitura di
servizi.
Si
ribadisce che nel caso i cui gli acquisti di beni e la fornitura di servizi di
importo superiore a 50.000 Euro risultino inclusi nelle convenzioni della
CONSIP SpA, si procederà ad acquistare tramite la CONSIP SpA senza far ricorso
alle procedure di gara europea.
3. Acquisto di beni e
fornitura di servizi di importo superiore a Euro 50.000, esclusa IVA,
mediante trattativa privata o con le procedure delle spese in
economia.
In
caso si renda necessario procedere all’acquisto di beni o richiedere la
fornitura di un servizio di importo superiore a Euro 50.000, esclusa IVA, e –
in considerazione delle particolari caratteristiche tecniche o condizioni
ritenute necessarie per acquisire il bene o il servizio - si intenda ricorrere
alla trattativa privata o alle procedure di spesa in economia senza far ricorso
alle convenzioni CONSIP SpA o alle procedure di gara europea, occorre
trasmettere immediatamente alla Corte dei Conti, Sezione di controllo sugli
Enti, una lettera informando dell’avvenuta stipula del contratto, indicando
tutti gli elementi costitutivi del contratto e delle eccezionali circostanze e
motivi che hanno giustificato il ricorso alla trattativa privata unitamente ai
dati relativi all’indagine di mercato preventivamente esperita. Copia della
predetta comunicazione deve essere inoltrata, altresì, al Collegio dei Revisori
dei Conti presso l’Amministrazione centrale dell’INAF.
4. Acquisto di beni e
fornitura di servizi che possono essere effettuati in economia,
qualora non siano previsti dalle Convenzioni CONSIP e
l’ammontare non sia
superiore a Euro 50.000, esclusa IVA.
Con
riferimento alla delibera n. 138 del 17.4.2002, con la quale il Consiglio
Direttivo dell’INAF ha individuato, ai sensi del DPR 384/2001, l’elenco delle
tipologie di spesa (ved. Allegato n. 2) che possono essere effettuate in
economia e le modalità relative, si forniscono le seguenti disposizioni
operative per l’acquisto di beni e la fornitura di servizi di importo non
superiore a 50.000 Euro:
§
nel caso in
cui l’importo della spesa non superi l’ammontare di Euro 5.000 si può acquisire
un solo preventivo anche in deroga alle convenzioni CONSIP, come precisato
nella citata nota del 24.4.2003 dell’Amministrazione centrale dell’INAF. La lettera di invito o richiesta di offerta
sarà preparata dall’Ufficio acquisti e contratti in collaborazione con il
proponente dell’acquisto e riporterà tutte le condizioni della fornitura.
§
nel caso in
cui l’importo della spesa risulti compreso tra Euro 5.000 e Euro 20.000 si può
prescindere dalla richiesta di pluralità di preventivi (art. 5, comma 3, del
DPR 384/2001), ma rimane l’obbligo di aderire alle convenzioni attivate
dalla CONSIP o fornire espressa motivazione per procedere all’acquisto in
deroga alle convenzioni CONSIP. La
lettera di invito o richiesta di offerta sarà preparata dall’Ufficio acquisti e
contratti in collaborazione con il proponente dell’acquisto e riporterà tutte
le condizioni della fornitura.
Per conseguire economie di spesa ed un miglior utilizzo
delle risorse a disposizione, è fortemente consigliabile effettuare una
accurata indagine di mercato e richiedere
più di un preventivo anche per spese fino a Euro 20.000, su richiesta
del proponente o della Direzione.
Il
proponente dell’acquisto effettuerà il collaudo del materiale acquistato o la regolarità del servizio prestato prima
che l’Amministrazione possa procedere al pagamento della fattura.
§
nel caso in
cui l’ammontare della spesa risulti compresa tra Euro 20.000 ed Euro 50.000
occorre effettuare una indagine di mercato e l’acquisizione dei beni e servizi
avviene mediante gara informale, con richiesta di almeno cinque
preventivi/offerta. Rimane l’obbligo di aderire alle convenzioni attivate
dalla CONSIP o fornire espressa motivazione per procedere all’acquisto in
deroga alle convenzioni CONSIP. La lettera di invito o richiesta di offerta
sarà preparata dall’Ufficio acquisti e contratti in collaborazione con il
proponente dell’acquisto e riporterà tutte le condizioni tecniche, le
condizioni della fornitura (oggetto della prestazione, garanzie,
caratteristiche tecniche eventualmente descritte in apposito capitolato, qualità
e modalità di esecuzione, tempi di esecuzione, prezzi unitari e complessivi,
imballaggio, trasporto, assicurazioni, modalità di pagamento, penalità per
ritardi nella consegna, modalità di svolgimento del servizio, dichiarazione in
ordine all’obbligo di assoggettarsi alle condizioni e penalità previste e di
uniformarsi alle norme legislative e regolamentari vigenti, nonché la facoltà
per l’Osservatorio di provvedere alla rescissione del contratto, nei casi in
cui la Ditta contraente venga meno a quanto concordato, ecc.). Una Commissione,
composta da tre esperti, sarà nominata dal Direttore per procedere all’esame
delle offerte pervenute ed alla aggiudicazione della fornitura. Il proponente
dell’acquisto effettuerà il collaudo del materiale acquistato o la regolarità del servizio prestato prima che
l’Amministrazione possa procedere al pagamento della relativa fattura.
5. Acquisto di beni e
fornitura di servizi, non classificabili come spese in economia e non
previsti
dalle Convenzioni CONSIP, il cui l’ammontare non sia superiore a Euro 50.000, esclusa IVA.
Fino a quando non perverranno istruzioni
dall’Amministrazione centrale dell’INAF, le spese per l’acquisto di beni e
servizi non incluse nell’elenco delle spese in economia riportate nell’allegato
2, saranno effettuate seguendo le procedure indicate al punto precedente.
6. Particolare disciplina
per l’affidamento di incarichi di progettazione ai sensi dell’art. 17
della Legge 11.2.1994 n. 109
e successive modificazioni.
Come disposto dall’art. 24, comma 1,
della Legge finanziaria 2003, l’affidamento degli incarichi di progettazione in
materia edilizia, in quanto configurabili come prestazioni di servizi, rimane
disciplinato dall’art. 17, commi 10, 11 e 12 della Legge 109/1994 e successive
modificazioni.
Dopo
aver evidenziato che tutti i limiti di spesa su indicati sono da considerare
con esclusione dell’IVA, si ricorda che questa Direzione e l’Amministrazione
sono a disposizione per esaminare e fornire ogni chiarimento ritenuto necessario
in relazione alle procedure di acquisto su indicate, nonché a valutare aspetti
specifici in relazione all’acquisto di beni, strumentazione o servizi che
possano comportare particolari caratteristiche non previste con la presente
nota, individuando le più idonee procedure da seguire nel rispetto delle norme
vigenti.
Il
Direttore
Dott. E. Trussoni
Pino Torinese,
22.05.2003.
All. 1: Dichiarazione per
l’acquisto di beni o servizi in deroga alla CONSIP.
All. 2: Elenco delle
tipologie di spesa che possono essere effettuate in economia.
All. 3: Schema riassuntivo
delle procedure di acquisto di beni e servizi.
Allegato 1:
DICHIARAZIONE PER PROCEDERE
ALL’ACQUISTO DI BENI E SERVIZI
IN DEROGA ALLE CONVENZIONI CONSIP
SPA
Io sottoscritto/a
in servizio presso l’Osservatorio Astronomico di
Torino in qualità di
Responsabile dei fondi
Responsabile del Gruppo di ricerca
Responsabile del servizio:
Proponente dell’acquisto:
dopo aver preso visione delle convenzioni attive
alla data odierna presso la CONSIP SpA, come dai prospetti forniti e
sottoscritti dal Responsabile dell’Ufficio acquisti e contratti, chiede che
l’Amministrazione provveda all’acquisto dei seguenti beni e/o servizi, di
valore superiore a € 5.000, esclusa IVA:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
In riferimento alla comunicazione dell’INAF del
24.4.2003 prot.n. 6529/DA/03 dichiara di proporre l’acquisto in deroga
all’obbligo di aderire alle convenzioni CONSIP per il seguente motivo:
a)
i beni o i
servizi da acquisire non sono oggetto di una convenzione attiva;
b)
essendosi
verificato il seguente evento imprevisto: ..………………………………………………
……………………………………………………...……………………………………………...
si rende necessario procedere con urgenza all’acquisto;
c)
il
quantitativo minimo di ordinativo fissato in convenzione, che risulta stabilito
in ………………………..…………..., è di gran lunga
superiore rispetto ai fabbisogni, nonostante si sia proceduto a
programmare gli acquisti.
Pino Torinese,
.................................................. Firma del dichiarante
VISTO: Il Direttore ..............................................................
Dott.
E. Trussoni
N.B. Per l’acquisto di beni o servizi di carattere generale la presente dichiarazione è sottoscritta dal Responsabile dell’Ufficio acquisti e contratti.
Allegato 2
ELENCO DELLE TIPOLOGIE DI
SPESA CHE POSSONO ESSERE EFFETTUATE
IN ECONOMIA AI SENSI DEL DPR
384/2001 (riferim. Delibera n. 138 del Verbale CD 37/02)
a)
I servizi
di pulizia, derattizzazione e disinfestazione dei locali in uso
all’Amministrazione, nonché le spese per illuminazione e riscaldamento degli
stessi locali;
b)
le spese
connesse con l’organizzazione e la partecipazione a corsi, convegni, congressi,
conferenze, riunioni e altre manifestazioni (ivi compresi i servizi di
traduzione, interpretariato e di assistenza comunque denominati);
c)
la
divulgazione di bandi di gara, di concorso o altre comunicazioni che devono
essere rese per legge o regolamento a mezzo stampa o con altri mezzi di
informazione;
d)
l’acquisto
e rilegatura di libri, riviste, giornali e pubblicazioni di vario genere e
degli abbonamenti a periodici e ad agenzie di informazione;
e)
le spese di
traduzione ed interpretariato, i lavori di copia, di tipografia, litografia e
stampa in genere, qualora l’Amministrazione non possa provvedervi direttamente
ovvero lo richiedano motivate ragioni di urgenza, come nel caso, delle copie
dei documenti a base di gara da mettersi a disposizione dei concorrenti;
f)
le spese di
riparazione, manutenzione, noleggio e locazione di autovetture e di automezzi
in genere;
g)
gli
acquisti di materiali di ricambio e accessori;
h)
le spese
per le autofficine e le autorimesse;
i)
la
fornitura di carburanti, lubrificanti ed altri materiali di consumo;
j)
le spese di
trasporto, nolo, spedizione, imballaggio, magazzinaggio e facchinaggio;
k)
le spese
postali, telefoniche e telegrafiche;
l)
l’acquisto
di generi di cancelleria, di materiale per disegno e di valori bollati;
m)
gli
acquisti di coppe, medaglie, diplomi, bandiere e altri oggetti per premi e
benemerenze;
n)
spese
inerenti a solennità, feste nazionali, manifestazioni e ricorrenze varie;
o)
spese di
rappresentanza;
p)
le “spese
casuali”, che non trovano copertura in alcun capitolo di bilancio (art. 141
R.D. 827/1924);
q)
spese per
l’acquisto e la locazione di mezzi audiovisivi, fotografici e cinematografici
ovvero di materiale didattico in genere;
r)
le spese
per l’acquisto, la locazione, la manutenzione e la riparazione di macchine
utensili, strumenti e materiali scientifici e di laboratorio;
s)
spese per
l’acquisto, la locazione, la manutenzione e la riparazione di mobili e
suppellettili per uffici, apparecchiature elettroniche in genere, macchine da
calcolo, stampanti e apparecchi fotoriproduttori, e relativo materiale tecnico;
t)
le spese
per l’acquisto o la locazione di strumenti informatici nonché per l’acquisto e
lo sviluppo di programmi informatici e del relativo materiale accessorio, ivi
comprese le spese di manutenzione e riparazione degli strumenti e dei sistemi
stessi;
u)
le spese
per lo svolgimento di corsi di formazione e di perfezionamento del personale;
v)
le “spese
minute”.
Allegato 3
SCHEMA RIASSUNTIVO DELLE
PROCEDURE DI ACQUISTO DI BENI E SERVIZI
Per procedere all’acquisto di beni e servizi occorre preventivamente fare riferimento all’Ufficio acquisti e contratti (Dott. L. Genesi) o alla Sig.ra A.M. Bordignon per le piccole spese/fondo economale.
Beni e servizi offerti dalla CONSIP SpA:
è obbligatorio procedere all’acquisto
tramite CONSIP per i beni e servizi di importo superiore a € 5.000,00, esclusa
IVA.
Per acquistare presso altri fornitori senza
utilizzare la CONSIP occorre redigere la dichiarazione riportata nell’Allegato
1.
Qualora i prezzi offerti dalla CONSIP siano superiori a quelli
ottenibili presso altri fornitori a seguito di documentata indagine di mercato
per i beni e servizi con analoghe caratteristiche tecniche e condizioni della
fornitura, la procedura di acquisto dovrà essere preventivamente esaminata con
il Direttore.
Per i beni e servizi di
importo superiore a 50.000 Euro, esclusa IVA, non
offerti dalla CONSIP:
Occorre avviare le procedure di gara europea.
Per l’acquisto di beni e servizi con
particolari caratteristiche tecniche (strumentazione, studi scientifici,
prototipi, …) di importo superiore a 50.000 Euro, esclusa IVA, per i quali
si intenda ricorrere alla trattativa privata o alle procedure delle spese in
economie (in considerazione delle caratteristiche tecniche e di mercato)
senza far ricorso alle procedure di gara europea, è obbligatorio trasmettere
immediatamente alla Corte dei Conti, Sezione di controllo sugli Enti, tutti
gli elementi costitutivi del contratto e le altre informazioni. Copia della
comunicazione dovrà essere inviata al Collegio dei Revisori dei Conti presso la
sede centrale dell’INAF.
Per i beni e servizi di importo fino a
50.000 Euro, esclusa IVA, non offerti dalla CONSIP:
Sia che si tratti di spese in economia
come richiamato nell’allegato 2 sia che si tratti di altre spese si procede per
gara informale e trattativa privata come segue:
Per importi fino a 20.000 Euro può essere
richiesto un solo preventivo. Tuttavia, per conseguire economie di spesa ed un
miglior utilizzo delle risorse a disposizione, è fortemente consigliato di
effettuare una accurata indagine di mercato e richiedere anche più di un
preventivo, su richiesta del proponente o della Direzione.
Per importi da 20.000 fino a 50.000 Euro
occorre effettuare una indagine di mercato e richiedere almeno cinque
preventivi.
Per gli incarichi di progettazione in
materia edilizia, in quanto trattasi di fornitura di servizi, si applicano le
norme della Legge Merloni e successive modificazioni (art. 17 della Legge
109/1994), come richiamato al punto 6
della Nota di servizio.
Per qualsiasi problema o dubbi interpretativi, la
Direzione e l’Amministrazione sono a disposizione per esaminare e fornire ogni
chiarimento ritenuto necessario prima di procedere all’acquisto di beni o
servizi di qualunque importo.