OSSERVATORIO ASTRONOMICO DI TORINO

ISTITUTO NAZIONALE DI ASTROFISICA

OSSERVATORIO ASTRONOMICO DI TORINO

Via Osservatorio, 20

10025 PINO TORINESE (Torino)

Nota di servizio n. 3/2003 del 10 aprile 2003.

Oggetto: Nuove disposizioni in materia di acquisto di beni e fornitura di servizi in attuazione delle

norme previste dagli art. 24 e seguenti della L. 27.12.2002 n. 289 (Legge finanziaria 2003).

A seguito delle lettere del 27.3.2003 prot.n. 6154/DA/03 con acclusa copia della delibera n. 7 del 27.2.2003 della Corte dei Conti, Sezioni riunite in sede di controllo, e del 31.3.2003 prot.n. 6210/DA/03, con le quali l’Amministrazione centrale dell’INAF ha fornito alcuni chiarimenti in merito alle procedure da seguire in materia di acquisto di beni e per la fornitura di servizi in attuazione delle norme previste dagli art. 24 e seguenti della Legge finanziaria per l’anno 2003, che sono tutti ispirati ad un criterio di generalizzato contenimento delle spese, ai fini del conseguimento degli obiettivi di finanza pubblica per il triennio 2003-2005, si precisano le disposizioni operative in relazione ai seguenti casi esaminati:

1. Obbligatorietà dell’acquisto di beni e della fornitura di servizi offerti dalla CONSIP SpA.

E’ obbligatorio utilizzare le convenzioni quadro della CONSIP SpA (Concessionaria del Ministero dell’Economia e delle Finanze) per effettuare gli acquisti di beni e la fornitura servizi di qualunque importo.

Occorre pertanto che il proponente dell’acquisto accerti in via preventiva – in collaborazione con l’Ufficio acquisti ed economato (Dott. L. Genesi e Sig.ra A.M. Bordignon) - se il bene da acquistare o la fornitura del servizio richiesto rientri tra i beni e servizi offerti dalla CONSIP SpA, consultando il sito Internet www.acquistinretepa.it. E’ altresì disponibile un numero verde del Call Center 800-906227, dedicato al sistema degli acquisti nella Pubblica Amministrazione.

Qualora il bene o servizio non siano presenti nella convenzioni attivate dalla CONSIP SpA e qualora non sia possibile attendere i tempi di attivazione di eventuali nuove convenzioni denominate “in corso di attivazione” il proponente dell’acquisto è tenuto a redigere – sotto la propria responsabilità – il modello di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, allegato n. 1 alla presente nota di servizio, che sarà accluso agli atti ai fini dell’acquisizione di informazioni da parte del Collegio dei Revisori dei Conti come previsto dall’art. 28 della Legge finanziaria 2003.

Il Responsabile dell’Ufficio acquisti ed economato provvederà ad acquisire il predetto modello di dichiarazione sostituiva di atto di notorietà, sottoponendolo alla firma del Direttore dopo aver verificato l’inesistenza di beni o di servizi nell’ambito delle convenzioni attivate dalla CONSIP SpA.

Pertanto, ogni acquisto - anche mediante le piccole spese utilizzando il Fondo economale - dovrà essere effettuato in conformità alla suddetta procedura, pena la nullità dell’acquisto stesso.

In attesa di ulteriori istruzioni da parte dell’Amministrazione centrale, qualora il prezzo indicato nelle Convenzioni CONSIP SpA per l’acquisto di un bene o servizio risulti maggiore di quello offerto da altri fornitori a seguito di una documentata indagine di mercato per il bene o servizio con le analoghe caratteristiche tecniche e delle condizioni della fornitura, questa Direzione si riserva di valutare per ogni caso particolare la procedura da seguire al fine di conseguire il miglior risultato per l’Ente ed un più efficiente utilizzo delle risorse assegnate all’Osservatorio.

2. Acquisto di beni e fornitura di servizi di importo superiore a Euro 50.000, esclusa IVA.

In caso si renda necessario procedere all’acquisto di beni o richiedere la fornitura di un servizio di importo superiore a Euro 50.000, esclusa IVA, occorre applicare la disciplina nazionale che ha recepito la normativa comunitaria, espletando le cosiddette procedure di gara europea, in attuazione delle disposizioni previste dal D.Lgs. 24 luglio 1992 n. 358 (come modificato dal D.Lgs. 20.10.1998 n. 402) per l’acquisto di beni e dal D.Lgs. 17 marzo 1995 n. 157 (modificato da ultimo con D.Lgs. 25.2.2000 n. 65) per la fornitura di servizi.

Si ribadisce che nel caso i cui gli acquisti di beni e la fornitura di servizi di importo superiore a 50.000 Euro risultino inclusi nelle convenzioni della CONSIP SpA, si procederà ad acquistare tramite la CONSIP SpA senza far ricorso alle procedure di gara europea.

3. Acquisto di beni e fornitura di servizi di importo superiore a Euro 50.000, esclusa IVA,

mediante trattativa privata o con le procedure delle spese in economia.

In caso si renda necessario procedere all’acquisto di beni o richiedere la fornitura di un servizio di importo superiore a Euro 50.000, esclusa IVA, e – in considerazione delle particolari caratteristiche tecniche o condizioni ritenute necessarie per acquisire il bene o il servizio - si intenda ricorrere alla trattativa privata o alle procedure di spesa in economia senza far ricorso alle convenzioni CONSIP SpA o alle procedure di gara europea, occorre trasmettere immediatamente alla Corte dei Conti, Sezione di controllo sugli Enti, una lettera informando dell’avvenuta stipula del contratto, indicando tutti gli elementi costitutivi del contratto e delle eccezionali circostanze e motivi che hanno giustificato il ricorso alla trattativa privata unitamente ai dati relativi all’indagine di mercato preventivamente esperita.

4. Acquisto di beni e fornitura di servizi che possono essere effettuati in economia,

qualora non siano previsti dalle Convenzioni CONSIP e l’ammontare non sia

superiore a Euro 50.000, esclusa IVA.

Con riferimento alla delibera n. 138 del 17.4.2002, con la quale il Consiglio Direttivo dell’INAF ha individuato, ai sensi del DPR 384/2001, l’elenco delle tipologie di spesa (ved. Allegato n. 2) che possono essere effettuate in economia e le modalità relative, si forniscono le seguenti disposizioni operative per l’acquisto di beni e la fornitura di servizi di importo non superiore a 50.000 Euro e i quali non risultino compresi nelle convenzioni attivate dalla CONSIP SpA:

§ nel caso in cui l’importo della spesa non superi l’ammontare di Euro 20.000 si può prescindere dalla richiesta di pluralità di preventivi (art. 5, comma 3, del DPR 384/2001). La lettera di invito o richiesta di offerta sarà preparata dall’Ufficio acquisti ed economato in collaborazione con il proponente dell’acquisto e riporterà tutte le condizioni della fornitura.

Per conseguire economie di spesa ed un miglior utilizzo delle risorse a disposizione, è fortemente consigliabile effettuare una accurata indagine di mercato e richiedere più di un preventivo anche per spese fino a Euro 20.000, su richiesta del proponente o della Direzione.

Il proponente dell’acquisto effettuerà il collaudo del materiale acquistato o la regolarità del servizio prestato prima che l’Amministrazione possa procedere al pagamento della fattura.

§ nel caso in cui l’ammontare della spesa risulti compresa tra Euro 20.000 ed Euro 50.000 occorre effettuare una indagine di mercato e l’acquisizione dei beni e servizi avviene mediante gara informale, con richiesta di almeno tre preventivi/offerta. La lettera di invito o richiesta di offerta sarà preparata dall’Ufficio acquisti ed economato in collaborazione con il proponente dell’acquisto e riporterà tutte le condizioni tecniche, le condizioni della fornitura (oggetto della prestazione, garanzie, caratteristiche tecniche eventualmente descritte in apposito capitolato, qualità e modalità di esecuzione, tempi di esecuzione, prezzi unitari e complessivi, imballaggio, trasporto, assicurazioni, modalità di pagamento, penalità per ritardi nella consegna, modalità di svolgimento del servizio, dichiarazione in ordine all’obbligo di assoggettarsi alle condizioni e penalità previste e di uniformarsi alle norme legislative e regolamentari vigenti, nonché la facoltà per l’Osservatorio di provvedere alla rescissione del contratto, nei casi in cui la Ditta contraente venga meno a quanto concordato, ecc.). Una Commissione, composta da tre esperti, sarà nominata dal Direttore per procedere all’esame delle offerte pervenute ed alla aggiudicazione della fornitura. Il proponente dell’acquisto effettuerà il collaudo del materiale acquistato o la regolarità del servizio prestato prima che l’Amministrazione possa procedere al pagamento della relativa fattura.

5. Acquisto di beni e fornitura di servizi, non classificabili come spese in economia e non previsti

dalle Convenzioni CONSIP, il cui l’ammontare non sia superiore a Euro 50.000, esclusa IVA.

Fino a quando non perverranno istruzioni dall’Amministrazione centrale dell’INAF, le spese per l’acquisto di beni e servizi non incluse nell’elenco delle spese in economia riportate nell’allegato 2, saranno effettuate seguendo le procedure indicate al punto precedente.

6. Particolare disciplina per l’affidamento di incarichi di progettazione ai sensi dell’art. 17

della Legge 11.2.1994 n. 109 e successive modificazioni.

Come disposto dall’art. 24, comma 1, della Legge finanziaria 2003, l’affidamento degli incarichi di progettazione in materia edilizia, in quanto configurabili come prestazioni di servizi, rimane disciplinato dall’art. 17, commi 10, 11 e 12 della Legge 109/1994 e successive modificazioni.

Dopo aver evidenziato che tutti i limiti di spesa su indicati sono da considerare con esclusione dell’IVA, si ricorda che questa Direzione e l’Amministrazione sono a disposizione per esaminare e fornire ogni chiarimento ritenuto necessario in relazione alle procedure di acquisto su indicate, nonché a valutare aspetti specifici in relazione all’acquisto di beni, strumentazione o servizi che possano comportare particolari caratteristiche non previste con la presente nota, individuando le più idonee procedure da seguire nel rispetto delle norme vigenti.

Il Direttore

Dott. E. Trussoni

Pino Torinese, 10.04.2003.

All. 1: Dichiarazione sostitutiva di atto notorio.

All. 2: Elenco delle tipologie di spesa che possono essere effettuate in economia.

All. 3: Schema riassuntivo delle procedure di acquisto di beni e servizi.

Allegato 1:

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO NOTORIO

DI NON UTILIZZO DELLE CONVENZIONI CONSIP SPA

AI FINI DELL’APPROVVIGIONAMENTO DI BENI E SERVIZI

(Redatta ai sensi del D.P.R. 28.12.2000, n. 445 e successive modificazioni “Testo unico

delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”)

Io sottoscritto/a

in servizio presso l’Osservatorio Astronomico di Torino in qualità di in

Responsabile del Gruppo di ricerca/Responsabile del servizio:

in riferimento all’obbligo introdotto dall’art. 24 della Legge 27 dicembre 2002 n. 289 (Legge finanziaria 2003) in merito alle convenzioni quadro definite dalla CONSIP SpA (concessionaria del Ministero dell’Economia e delle Finanze) e consapevole, in particolare, del disposto di cui al comma 4 del medesimo articolo che testualmente recita “I contratti stipulati in violazione del comma 1 o dell’obbligo di utilizzare le convenzioni quadro definite dalla CONSIP SpA sono nulli. Il dipendente che ha sottoscritto il contratto risponde, a titolo personale, delle obbligazioni eventualmente derivanti dai predetti contratti. La stipula degli stessi è causa di responsabilità amministrativa ….”

Dichiaro

sotto la mia personale responsabilità e consapevole che la falsità in atti e che le dichiarazioni mendaci sono puniti ai sensi del Codice penale e delle leggi speciali in materia (art. 76 del DPR 445/2000) che alla data odierna, di procedere all’acquisto dei seguenti beni/servizi (descrizione della fornitura e quantità da ordinare):

…………………………………………………………………………………………………………….

per la seguente motivazione:

Beni o servizi alla data odierna non oggetto di convenzione da parte di CONSIP SpA
Convenzione in corso di attivazione che presenta tempi eccessivamente lunghi per soddisfare le esigenze del programma scientifico/del servizio
La quantità minima da ordinare prevista in Convenzione CONSIP è comunque superiore rispetto alle esigenze per il funzionamento del servizio/per la realizzazione del programma scientifico, nonostante sia stata considerata una previsione di approvvigionamento annuale per tali beni/servizi
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

Pino Torinese, .................................................. Firma del dichiarante

VISTO: Il Direttore ..............................................................

Dott. E. Trussoni

Allegato 2

ELENCO DELLE TIPOLOGIE DI SPESA CHE POSSONO ESSERE EFFETTUATE

IN ECONOMIA AI SENSI DEL DPR 384/2001 (riferim. Delibera n. 138 del Verbale CD 37/02)

a) I servizi di pulizia, derattizzazione e disinfestazione dei locali in uso all’Amministrazione, nonché le spese per illuminazione e riscaldamento degli stessi locali;

b) le spese connesse con l’organizzazione e la partecipazione a corsi, convegni, congressi, conferenze, riunioni e alt4re manifestazioni (ivi compresi i servizi di traduzione, interpretariato e di assistenza comunque denominati);

c) la divulgazione di bandi di gara, di concorso o altre comunicazioni che devono essere rese per legge o regolamento a mezzo stampa o con altri mezzi di informazione;

d) l’acquisto e rilegatura di libri, riviste, giornali e pubblicazioni di vario genere e degli abbonamenti a periodici e ad agenzie di informazione;

e) le spese di traduzione ed interpretariato, i lavori di copia, di tipografia, litografia e stampa in genere, qualora l’Amministrazione non possa provvedervi direttamente ovvero lo richiedano motivate ragioni di urgenza, come nel caso, delle copie dei documenti a base di gara da mettersi a disposizione dei concorrenti;

f) le spese di riparazione, manutenzione, noleggio e locazione di autovetture e di automezzi in genere;

g) gli acquisti di materiali di ricambio e accessori;

h) le spese per le autofficine e le autorimesse;

i) la fornitura di carburanti, lubrificanti ed altri materiali di consumo;

j) le spese di trasporto, nolo, spedizione, imballaggio, magazzinaggio e facchinaggio;

k) le spese postali, telefoniche e telegrafiche;

l) l’acquisto di generi di cancelleria, di materiale per disegno e valori bollati;

m) gli acquisti di coppe, medaglie, diplomi, bandiere e altri oggetti per premi e benemerenze;

n) spese inerenti a solennità, feste nazionali, manifestazioni e ricorrenze varie;

o) spese di rappresentanza;

p) le “spese casuali”, che non trovano copertura in alcun capitolo di bilancio (art. 141 R.D. 827/1924);

q) spese per l’acquisto e la locazione di mezzi audiovisivi, fotografici e cinematografici ovvero di materiale didattico in genere;

r) le spese per l’acquisto, la locazione, la manutenzione e la riparazione di macchine utensili, strumenti e materiali scientifici e di laboratorio;

s) spese per l’acquisto, la locazione, la manutenzione e la riparazione di mobili e suppellettili per uffici, apparecchiature elettroniche in genere, macchine da calcolo, stampanti e apparecchi fotoriproduttori, e relativo materiale tecnico;

t) le spese per l’acquisto o la locazione di strumenti informatici nonché per l’acquisto e lo sviluppo di programmi informatici e del relativo materiale accessorio, ivi comprese le spese di manutenzione e riparazione degli strumenti e dei sistemi stessi;

u) le spese per lo svolgimento di corsi di formazione e di perfezionamento del personale;

v) le “spese minute”.

Allegato 3

SCHEMA RIASSUNTIVO DELLE PROCEDURE DI ACQUISTO DI BENI E SERVIZI

Per procedere all’acquisto di beni e servizi occorre preventivamente fare riferimento all’Ufficio acquisti ed economato (Dott. L. Genesi e Sig.ra A.M. Bordignon).

Beni e servizi offerti dalla CONSIP SpA: è obbligatorio procedere all’acquisto tramite CONSIP qualunque sia l’importo dei beni e servizi da acquistare. (ved. punto 1 della Nota di servizio).

Per acquistare presso altri fornitori senza utilizzare la CONSIP occorre redigere la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (All. 1).

Qualora i prezzi offerti dalla CONSIP siano superiori a quelli ottenibili presso altri fornitori a seguito di documentata indagine di mercato per i beni e servizi con analoghe caratteristiche tecniche e condizioni della fornitura, la procedura di acquisto dovrà essere preventivamente esaminata con il Direttore.

Per i beni e servizi di importo superiore a 50.000 Euro, esclusa IVA, non offerti dalla CONSIP:

Occorre avviare le procedure di gara europea.

Per l’acquisto di beni e servizi con particolari caratteristiche tecniche (strumentazione, studi scientifici, prototipi, …) di importo superiore a 50.000 Euro, esclusa IVA, e si intenda ricorrere alla trattativa privata o alle procedure delle spese in economie (in considerazione delle caratteristiche tecniche e di mercato) senza far ricorso alle procedure di gara europea, è obbligatorio trasmettere immediatamente alla Corte dei Conti, Sezione di controllo sugli Enti, tutti gli elementi costitutivi del contratto e le altre informazioni indicate al punto 3 della nota di servizio.

Per i beni e servizi di importo fino a 50.000 Euro, esclusa IVA, non offerti dalla CONSIP:

Sia che si tratti di spese in economia come richiamato nell’allegato 2 sia che si tratti di altre spese si procede per gara informale e trattativa privata come segue (ved. punti 4 e 5 della Nota di servizio):

Per importi fino a 20.000 Euro può essere richiesto un solo preventivo. Tuttavia, per conseguire economie di spesa ed un miglior utilizzo delle risorse a disposizione, è fortemente consigliato di effettuare una accurata indagine di mercato e richiedere anche più di un preventivo, su richiesta del proponente o della Direzione.

Per importi da 20.000 fino a 50.000 Euro occorre effettuare una indagine di mercato e richiedere almeno tre preventivi.

Per gli incarichi di progettazione in materia edilizia, in quanto trattasi di fornitura di servizi, si applicano le norme della Legge Merloni e successive modificazioni (art. 17 della Legge 109/1994), come richiamato al punto 6 della Nota di servizio.

Per qualsiasi problema o dubbi interpretativi, la Direzione e l’Amministrazione sono a disposizione per esaminare e fornire ogni chiarimento ritenuto necessario prima di procedere all’acquisto di beni o servizi di qualunque importo.